¿Perdés el tiempo en tus reuniones? Como hacer reuniones virtuales efectivas

Las reuniones remotas podrían ser incluso más eficientes que las presenciales, pero para eso se necesitan poner en práctica estos consejos:

Antes de la reunión:

Invitación

Envía una invitación directo al calendario o agenda de los participantes.

En esta invitación incluye: 

  • Agenda del día
  • Link de sala virtual
  • Duración de la reunión
  • Link a minuta de la reunión

Puede ser Google Calendar, Outlook o IOS. 

 Agenda del día

  • Se claro con el objetivo de la reunión:
    Para que nos juntamos? Qué se busca con la reunión? Que preguntas nos queremos responder? Que resultado esperamos llevarnos? Una lista de tareas, responsables, curso de acción, que las personas sepan determinada información y para qué.
  •  La planificación de la reunión:
    • Que temas se van a tratar? En que orden? Como se van a tratar? Va a haber un expositor, va a ser una actividad interactiva? Cuanto va a durar? que se espera de resultado?
  • Quienes deben estar presentes y quienes pueden participar opcionalmente? Lo mejor es solo hacer participar a quien realmente tenga influencia en las decisiones que se van a tomar o represente a un grupo de personas que le sea valiosa la información. Cuanto menor el grupo de participantes, más involucrados se van a sentir con los temas tratados.
  • Preparación previa: Que recursos deberían leer antes de la reunión. Que herramientas deberían instalar que se van a utilizar

Objetivo

 

Sala Virtual

  • Link de sala virtual donde van a juntarse
    •  Las reuniones o “meetings” de Google Calendar te ofrecen agregar automaticamente un link de una videoconferencia en meet, totalmente gratuito.
    • Si usas zoom podes crear la reunión directamente desde zoom que te crea una “meeting” en Google Calendar

 

Para elegir las mejores herramientas de comunicación mira este video donde explico una por una sus ventajas y desventajas según el tipo de comunicación que necesites para tu equipo de trabajo

Tipos de Reuniones: 

  • Llamada 1-a-1: (15-20 min) Videollamada entre lider y empleado para discutir estado del trabajo, impedimentos o desafiíos y planificación de como se sigue
  • Stand-ups: (10-15 min) Videollamada de equipo de  donde cada miembro tiene 1-2 minutos para compartir que hizo o esta haciendo, que va a hacer cuando termine, y que problemas o impedimentos encuentra.
  • Review y Planificación: (30-60 min) Videollamada de equipo donde se analizan los resultados obtenidos del trabajo hecho en la semana y se planifica el trabajo para la semana que comienza; es mejor hacerla entre semana, como un miércoles que al principio o final.
  •  Retrospectiva: (60 mins) Videollamadas quincenales o mensuales donde se plantea como mejorar el trabajo y los resultados. Cada participante aporta su experiencia en lo que le parece que funciona bien en el equipo, lo que deberia mejorar y propone acciones y soluciones que luego se debaten y definen entre todos las acciones a tomar.
  •  Lluvia de Ideas o Brainstorming: (30-60 mins) Videollamada donde se plantea un desafío creativo, y se busca lograr potenciales soluciones a partir de la generación de muchas ideas que luego se van ajustando;
  •  Equipos cruzados: (30-60 min) Videollamada colaborativa entre diferentes sectores o departamentos para alinearse y sincronizar objetivos;
  •  Comunicaciones generales o “All-hands”: (30-60) Charla unidireccional para comunicar e informar a todo el staff de alguna situación o compartir información de la compañia como resultados del periodo;
  • Fortalecimiento de equipo o “Team building”: (15-30) Videollamada para realizar algun juego, compartir momento de cafe o almuerzo, charlas, hacer que se conozca y generar confianza y pertenencia entre los miembros. No necesita agenda, solo hacer preguntas más personales para charlar, sin presión ni compromiso. 
 

Durante la reunión

  • Buscar la concentración de los participantes. Incitar a que no utilicen sus teléfonos celular ni se distraigan con otras tareas. La concentración y enfoque en lograr el objetivo de la reunión lo antes posible es lo principal.

  • Prender cámaras todos para mejorar la comunicación no verbal. Estar con la cámara siempre en todas las reunionenes, puede ser cansador y generar incomidades, por eso esta bueno plantear que las reuniones que requieren de concentracion y participación se tenga que prender la camara, y otras más distendidas sea opcional. 

  • Contemplar los primeros minutos para saludarse, charla informal y generar buen clima y conexión con el momento presente. 

  • Designar quien toma notas de la reunión en el documento compartido del link que se especifica en la invitación, o en la misma descripción del evento de la agenda, para que queden guardadas, el problema de este es que no se encontraran las notas en un único lugar para el caso en que se quieran consultar. 

  • Debe existir o designarse  un facilitador o guía de al reunión quien plantee los temas de la agenda planificada y controle los tiempos. 

  • Todos deben poder  participar y hablar, sin que se se pisen las voces. Para eso, se pueden implementar dinámicas de escribir en boards virtuales como Miro o Mural o se plantea una pregunta o tema y contestan en orden de uno, con un orden definido por ejemplo se enumeran al principio Alfabeticamente según el nombre. 
  • Mutea tu microfono cuando no estas hablando.
  • Plantea preguntas comentarios y dudas en el chat, para que luego se puedan abrir al grupo. 
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