¿Cómo implementar un plan de emergencia de trabajo remoto en tu compañía?

¿Tu organización no estaba preparada para el trabajo remoto? ¿Tuviste que adoptar de emergencia el trabajo remoto para no parar las actividades?

Conocé las claves de incorporar un plan de emergencia de trabajo remoto para tus empleados

Implementar un plan de emergencia de trabajo remoto te ayudará a minimizar el impacto negativo en la producción y económica de tu organización, así como también aprender y mejorar estas prácticas para que la próxima vez no te encuentre con la guardia baja de nuevo.

Implementar el trabajo remoto no se trata solo de hacer cambiar los medios de comunicación y coordinación, sino que para obtener los mejores resultados, también que hay hacer cambios de paradigmas. La cultura del trabajo remoto requiere confianza y una filosofía de trabajo basada en resultados y no en “tiempo en silla”.
Lee más sobre el mindset de la nueva cultura digital aquí

LAS CLAVES

  • IDENTIFICAR Y CATEGORIZAR LAS TAREAS
  • GARANTIZAR LA INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD
  • ASEGURAR LA COORDINACIÓN DEL EQUIPO
  • MANTENER UNA COMUNICACIÓN FLUIDA
  • FORTALECER EL ENGAGEMENT O COMPROMISO CON EL EQUIPO Y LA ORGANIZACIÓN

Categorizá las tareas

No todas las tareas son iguales, y por lo tanto es imposible decir que todas se pueden hacer remoto. 

En prinicipio, clasificá las tareas según los roles y funciones, entre las que se pueden hacer: 

  • 100% remoto
  • parcialmente remoto
  • no se puede hacer remoto

Una vez categorizadas, preguntate:  las tareas que se pueden realizar parcialmente, hay alguna forma de hacerlas totalmente remotas? Tal vez incluya implementar algun nuevo sistema, infraestructura,  cambiar la forma en que se entrega el resultado, o cambiar directamente lo que hace ese puesto se supone que haga. 

Es importante concentrarse en el objetivo de esa tarea, como aporta valor, pensar en el resultado que se obtiene y para qué, para poder descubrir formas de reemplazarlo.  

Para las tareas que no se pueden realizar remotas, se debe pensar como afectan al negocio su no realización. En cuanto a las actividades, cómo cambiar el modelo de negocio para que no sean actividades clave del éxito. Si necesitás ayuda para analizar como cambiar el modelo de negocio, escribime aquí por una consulta sin cargo. En cuanto a los trabajadores, que se va a hacer con los trabajadores? se puede cambiarlos de rol?

Identificá la infraestructura necesaria

Hacé una encuesta a los empleados preguntando que necesitan para realizar sus tareas y con que cuentan en sus casa. Tienen computadora en su casa? Internet, wifi o con cable?
Necesitan acceder a información de algún servidor de la oficina que esta privado? Hay que asegurarse que cuenten los accesos y permisos para poder acceder desde afuera de la red local.
Necesitan imprimir documentos? Tienen que hablar con clientes, con audio y micrófono? Necesitan mostrar una pizarra?

Implementá planes de comunicación y coordinación

Los planes de comunicación y coordinación

Buscá referentes inhouse

Detectá casos pasados de alguien en la organización que haya trabajado remoto. Aquello serán los que más familiarizados estén con la cultura remoto y pueden funcionar como buenos líderes para consultarles sobre sus éxitos y problemas.

Identifica equipos y líderes

Es conveniente tener bien en claro cómo se conforman los equipos y quien es el lider de cada uno, quien será el que este actualizado con las politicas de la empresa a quien el resto preguntará.

Es muy importante crear un equipo cross funcional a toda la organización IT, Ventas, Recursos Humanos, Lideres, etc, que se mantengan actualizados y alineados y puedan responder al resto respecto de las políticas implementadas

Implementá herramientas digitales colaborativas

Las herramientas digitales cumplen 4 mayores funciones para reemplazar la coordinación, comunicación y soportes fisicos que se manejan en una oficina.

Existen gratuitas y pagas. Las gratuitas no suelen permitir muchos usuarios, la calidad del resultado es más baja y no garantizan seguridad ni confidencialidad de la información. Por lo tanto, es importante evaluar bien las herramientas para poder obtener la mejor relación precio calidad de las herramientas disponibles.

Algunas de ellas son:

  • Para la Comunicación:
    • Videollamadas: Zoom, Hangout, Skype
    • Chats: Slack, hangout,
  • Para la gestión de tareas:
    • Tablero kanban: Trello, Asana, Jira
    • Lista de pendientes: Basecamp
  • Repositorio de archivos:
    • Git, svn, google drive, dropbox

Para más herramientas de equipos y como usarlas lee la siguiente nota, o realizame una consulta privada

¿Con qué desafíos te enfrentas con el trabajo remoto actualmente?

¿Que tipo de problemas el trabajo remoto te genera? Dejamelo en los comentarios así te ayudo a buscar una solución

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